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Dokumentenmanagemet

Revisionssichere, strukturierte Ablage aller Dokumente durchsuchbar, jederzeit verfügbar

und rechtssicher archiviert.

Digitale Workflows

Automatisierte Freigabe-, Prüf- und Genehmigungsprozesse transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.

Digitale Signaturen & Vertragsverwaltung

Rechtssichere digitale Unterschriften und strukturierte Vertragsverwaltung mit automatischer
Fristenüberwachung.

Integration & individuelle Anpassungen

Unser Produkt entfaltet seinen vollen Nutzen durch saubere Integration in bestehende Systemlandschaften ERP, FiBu, HR und weitere.

Use cases

Dokumentenablage

Digitale Dokumentenablage & Archivierung

Ausgangssituation

Dokumente sind in Netzlaufwerken, E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnern verteilt. Informationen sind schwer auffindbar, Versionen unklar und rechtliche Anforderungen nur teilweise erfüllt.


Unsere Lösung:

Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) strukturiert, revisionssicher und alltagstauglich.


Umsetzung durch Krabbencode:
  • Analyse bestehender Ablagestrukturen
  • Definition sinnvoller Dokumentenklassen und Metadaten
  • Einführung revisionssicherer Archivierung
  • Berechtigungskonzepte und Zugriffssteuerung
  • Schulung der Mitarbeitenden


Ergebnis:
  • Zentrale, strukturierte Dokumentenablage
  • Schneller Zugriff auf relevante Informationen
  • Rechtssichere Archivierung
  • Deutlich reduzierter Such- und Verwaltungsaufwand


Vertragsverwaltung

Digitale Vertragsverwaltung

Ausgangssituation

Verträge liegen verteilt in Ordnern oder Akten. Laufzeiten, Kündigungsfristen und Zuständigkeiten sind unklar. Fristen werden verpasst.


Unsere Lösung:

Zentrale digitale Vertragsverwaltung mit automatischer Fristenüberwachung und klaren Zuständigkeiten.


Umsetzung durch Krabbencode:
  • Strukturierte Erfassung bestehender Verträge
  • Definition relevanter Metadaten (Laufzeit, Fristen, Vertragspartner)
  • Automatische Erinnerungen und Fristenüberwachung
    • Berechtigungskonzepte und Zugriffssteuerung
  • Integration in bestehende Prozesse und Systeme


Ergebnis:
  • Volle Transparenz über alle Verträge
  • Keine verpassten Fristen
  • Klar definierte Zuständigkeiten
  • Deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand


Freigabeprozesse

Digitale Rechnungsverarbeitung & Freigabeprozesse

Ausgangssituation

Rechnungen werden manuell geprüft, per E-Mail weitergeleitet oder ausgedruckt. Freigaben dauern lange, sind schwer nachvollziehbar und erzeugen Medienbrüche.


Unsere Lösung:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit digitalen Workflows schnell, transparent und nachvollziehbar.


Umsetzung durch Krabbencode:
  • Digitalisierung eingehender Rechnungen
  • Workflow-Definition für Prüf- und Freigabeprozesse
  • Abbildung von Vertretungs- und Eskalationsregeln
  • Integration in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Systeme


Ergebnis:
  • Schnellere Rechnungsfreigaben
  • Transparente, nachvollziehbare Prozesse
  • Vollständige Freigabehistorie
  • Deutlich reduzierte Fehlerquote


Prozess-
automatisierung

Prozessautomatisierung mit individuellen Workflows

Ausgangssituation

Wiederkehrende Prozesse sind manuell, fehleranfüllig und nicht dokumentiert. Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten.


Unsere Lösung:

Individuelle Workflow-Automatisierung.


Umsetzung durch Krabbencode:
  • Analyse bestehender Abläufe
  • Modellierung individueller Workflows (BPMN 2.0)
  • Technische Umsetzung und Automatisierung
  • BAnpassung an unternehmensspezifische Anforderungen


Ergebnis:
  • Standardisierte und automatisierte Abläufe
  • Weniger manuelle Eingriffe und Fehlerquellen
  • Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz
  • Skalierbare Prozesse für wachsende Teams


Welcher Use Case passt zu Ihnen?

In der Praxis werden häufig mehrere Use Cases miteinander kombiniert. Sprechen Sie mit
uns, wir finden den passenden Einstieg für Ihr Unternehmen.